Der BITKOM-Arbeitskreis Business Collaboration & Enterprise 2.0 hat die Chancen zum Thema Business Collaboration als Leitfaden zusammengefasst. Inhaltlicher Fokus ist sowohl ein Überblick zu den Werkzeugen der Unternehmen 2.0-Welt als auch deren Nutzungsmöglichkeiten in den einzelnen Unternehmensbereichen.
Business Collaboration Werkzeuge
Die Unternehmen 2.0-Welt hat mittlerweile eine Vielzahl attraktiver Tools hervorgebracht, die im Leitfaden in ihren Basisfunktionen präsentiert werden. Zu den Werkzeugen zählen:
- Profile für die Sammlung von Kontaktdaten, die Darstellung der eigenen Person und als Basis für Netzwerke
- Communities für den Austausch von Informationen einer Gruppe mit gemeinsamen Themenfeldern
- Microblogging für die schnelle direkte und indirekte Kommunikation zu Status und Aktivitäten – Vernetzung durch das Following-Prinzip
- Blogs als Instrument für den chronologischen Wissensaustausch für Teams und Projekte und Weg zur Reduzierung von Emails
- Wikis für das Wissensmanagement im Unternehmen mittels gemeinsamer Bearbeitung und Verwendung von Informationen
- Forem als chronologisch strukturiertes Diskussionsforum von Nutzern
- Dateien/Fileablagen für Dokumente wie Anleitungen, Beschreibungen usw.
- Lesezeichen/Bookmarks als Sammlung von Links, individuell und in Gruppen
- Aktivitäten/Projekte mit Aktivitäten als Aufgaben, die in Projekten bzw. Aufgabenlisten geführt werden
- Tagging zur Kennzeichnung sowie Wiederfindung von Informationen – Darstellung häufig als Tag-Cloud
- Activity-Streams zur Informationsweitergabe mit der Möglichkeit Teilen/Kommentierung/Empfehlung
- Umfrage/Polls als schnelles Mittel zur Abfrage von Meinungen
- Instant Messaging/Chats zur schnellen direkten Online-Kommunikation in kleinem Kreis
- Videokonferenzen für Meetings verteilter Teams
- Screensharing zur Darstellung von Informationen auf mehreren Bildschirmen
Meist werden die Werkzeuge kombiniert und in Portalen, Intranets oder Social Workplace-Lösungen integriert.
Business Collaboration in den einzelnen Arbeitsbereichen der Unternehmen
Die Veranschaulichung der praktischen Nutzungsmöglichkeiten der Werkzeuge erfolgt im Leitfaden nach Unternehmensbereichen und -aufgaben. Betrachtet werden Markting&Vertrieb, Einkauf, Consulting, Projektarbeit, Führungskräfteveranstaltungen, Prüfprozessen, Vorschlagswesen, Open Innovation, Produktentwicklung und die Terminfindung. Zu allen Bereichen werden Szenarien mit den Herausforderungen, möglichen Maßnahmen und den erzielten Ergebnissen dargestellt. Einzelne Beispiele sind:
Marketing&Vertrieb
Ausgangspunkt des beschriebenen Szenarios sind Probleme in der internen Koordination zu Mailings und Kundenaktionen. Die Lösung erfolgt durch den Einsatz von einer Kombination von Wiki und Blog.
Consulting
Herausforderung ist der Know-how-Austausch der Berater und Analysten. Statt dem Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen mit individuellen Zugangsberechtigungen erfolgt der Aufbau von Communities für jedes Projekt und den Research-Bereich. Es werden sowohl die originären Dokumente wie Studien und Präsentationen als auch ergänzende Informationen wie Anregungen und Feedback bereitgestellt.
Open Innovation
Zu starke Innenorientierung in der Produktentwicklung beeinträchtigt die Erfolgschancen. Die Integration von Partnern, Lieferanten und anderen Netzwerke durch Communities sorgt für einen Ínformationszufluss. Der Hersteller stellt aktuelle Informationen z. B. über einen Blog bereit.
Vorschlagswesen
Das Vorschlagswesen krankt in vielen Unternehmen. Der Lösungsansatz sind Ideenplattformen, die offen und transparent sind. Dieses führt zur Wertschätzung des Ideengebers sowie Weiterentwicklung der vielen Ideen.
Erfolgsfaktoren für Business Collaboration
Der Leitfaden fasst die entscheidenden Faktoren zusammen. Ein offene Unternehmenskultur und das Kommitment des Management sind die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Einführung von Business Collaboration. Der Nutzen des technischen Lösungsangebotes muss überzeugend sein, so dass die tägliche Arbeit effizienter wird, der Wissenszugang erleichtert wird und die Kommunikation transparent erfolgt. Wichtig ist es auch die Gewinnung einer kritische Masse an Mitarbeitern. Hilfreich sind Guidelines oder Policies, die den Mitarbeitern helfen und das Unternehmen schützen. Hinter dem Einsatz einzelner Lösungen sollte ein IT-Integrationskonzept stehen, so dass die Nutzerakzeptanz gesichert und die technische Komplexität beherrschbar bleibt.
