Im bekannten YouTube Wikis in Plain English von Commoncraft reicht Edit, Save und Link, um ein so erfolgreiches Wiki wie Wikipedia zu erschaffen. Die Strukturierung der Informationen bzw. die Verknüpfung erfolgt primär durch Links. Eine starre Gliederung existiert im Wikipedia nicht. Der Riesenvorteil sind die Freiheitsgrade und die damit verbundene Flexibilität. Das Wiki kann sich dynamisch in jedem Themengebiet entwickeln. Entgegen steht die fehlende Sichtbarkeit der vorhandenen Struktur und die damit verbundene Intransparenz bei der Suche nach Informationen. Die Recherche eines Anwenders erfolgt über die Volltextsuche.
Bei Dokumentenmanagementsystemen hingegen wird gerne eine tiefe Verzeichnishierarchie aufgebaut, die zwar i.d.R. konsequent und logisch ist, aber trotzdem die Suche aufgrund der vielen Ebenen und Verzweigungen nicht einfacher macht. Ein Vorteil ist allerdings die bessere Kontrolle und Absicherung der Vollständigkeit der gefragten Informationen.
In einem Unternehmenswiki arbeitet man gerne mit einem Kompromiss, in dem eine Gliederung über 2 bis 3 Ebenen erfolgt und dann wie bei Wikipedia mit Links gearbeitet wird. Beide Suchmechanismen werden hierbei unterstützt.
Die Struktur/Gliederung ist auch in der Anfangsphase eines Wiki-Projektes besonders wichtig, da so ein Korsett für den Aufbau und eine effiziente Wiki-Seitenerstellung gegeben wird. Später im Produktiveinsatz wird die Gliederung unberührt bleiben.
Eine Gliederung will gut bedacht sein, da eine spätere Änderung zu unnötiger Arbeit, durch die erforderliche Umgruppierung von Wiki-Seiten führt. Die Gliederung des Wikis sollte frühzeitig in dem Kernteam des Wiki-Projektes definiert werden. Ein praktisches Hilfsmittel können hier Mindmaps sein. Nimmt man zum Beispiel den Fahrradmarkt, so könnte eine Mindmap wie folgt aussehen:
Mindmap für Fahrrad-Markt
Ein ausgezeichnetes Opensource-Tool ist XMind (Basisversion), mit dem die Gliederungen einfach angelegt, elegant modifiziert sowie dann ins Wiki eingebaut werden. Gute kostenpflichtige Alternativen sind Mindmanager oder Mindmeister (Enterprise 2.0 Web-Variante). Die Flexibilität bleibt in den entscheidenden Bereichen des Wiki-Ausbau erhalten.
