Wenn das das Leben kontrolliert und mit überschaubarer Hektik verläuft, hat man meist wenig Interesse und Bedarf an Selbstmanagement bzw. Aufgabenmanagement für die eigene Person oder das Team. Steigt aber die Arbeitslast und sind die Aufgaben heterogener Natur, so steigt auch die Unzufriedenheit mit sich und man ist bestrebt, seine Aufgaben zu strukturieren, sortieren und mit Zeiten und Prioritäten zu versehen.
David Allen entwickelte hierfür ein recht einfaches System der Selbstorganisation „Getting Things Done“ oder kurz GTD. Grundprinzip von GTD ist zunächst alle Aufgaben, d.h. berufliche und private, zu fixieren, um so im Kopf frei für die jeweils aktuelle Tätigkeit zu sein. Die Erfassung der zu bearbeitenden Vorgänge erfolgt überall dort, wo sie anfallen. Die regelmäßige zeitnahe Kategorisierung der Vorgänge führt zu
- Aufgaben, die sofort erledigt werden, sofern der Aufwand kleiner 2 Minuten ist,
- Aufgaben, die es gilt als (kleine) Projekte zu bearbeiten,
- Themen, die delegiert werden (Delegationsliste),
- Vorgängen, die später anstehen (Terminkalendereintrag und Informationsablage ins Archiv),
- zu Themen für die ‚mach ich irgendwann‘-Liste oder
- für den Papierkorb, weil ohne Relevanz.
Die zu bearbeitenden Aufgaben werden dann mit Zielen/Ergebnissen und dem jeweils nächsten Schritt zur Umsetzung versehen und in die Projektlisten eingetragen.
Die Abarbeitung erfolgt mittels der Listen, des Terminkalenders und des Archivs.
Eine einfache, kurze Beschreibung zur Methodik und Vorgehen hat Karla Schmidt verfasst.
Eine Tool-Unterstützung ist natürlich wertvoll. Die Anforderung an ein Tool sind die Ablauffähigkeit und Synchronisation auf mehreren PCs, Notebooks und den verwendeten Smartphones. Dies ist insbesondere für die Erfassung der Aufgaben hilfreich. Eine anwenderfreundliche Software erleichtert das manchmal trockene Aufgabenmanagement erheblich. Inwieweit das Tool eine dedizierte Lösung oder Teil einer umfassenderen Software sein soll, bleibt Geschmacksfrage. Differenzierende Funktionen sind die Integration in andere Tools wie Outlook, die Möglichkeit der Team-Nutzung oder die Blackberry-Integration sowie die Anschaffungskosten. Die bevorzugten Standardlösungen sind:
- Outlook / Exchange Server
Es ist naheliegend, sich zunächst mit Outlook zu beschäftigen, da in den meisten Büros Outlook als Email-System im Einsatz ist. Für viele sind die Email-Postfächer zur zentralen Steuerposition des Arbeitsplatz geworden, so dass es durchaus naheliegend ist, den Aufgaben- und Kalendermanager als Tool für GTD zu verwenden. Die GTD-Nutzung von Outlook ist hier näher beschrieben. Mit einem Plugin kann Outlook auch unmittelbar an die GTD-Systematik weiter angepasst werden. - Remenber The Milk (RTM)
Er sehr erfolgreicher webbasierter Ansatz für das Aufgabenmanagement mit Kalender-/Email ist Remember The Milk. Die Grundstruktur von GTD passt zu RTM bzw. lässt leicht adaptieren (siehe imgriff.com). Zu den Stärken von RTM zählen Einbindung aller Smart-Phones (Blackberry), mehrerer Email-Clients, Kalender (iCalendar), verschiedener Google-Dienste wie Calendar und GMail und weitere Apps. Genauer hinschauen muss man beim Browser-Support (Google Gears) im Offline-Modus. Die Basis-Software ist kostenfrei. Manche Erweiterungen sind kostenpflichtig
(zur Zeit: Synchronisation Outlook / Mobile Clients Android u. Blackberry). - Wunderlist
Wunderlist ist ein junges, einfaches reines Aufgabenmanagement-Tool und erfüllt nicht alle GTD-Wünsche. Die einfache Handhabung und das Design machen es trotzdem zu einem gefragten Tool. Wer also bei der Funktionalität keine zu großen Anforderungen stellt, wird mit Wunderlist zufrieden sein. Die wesentlichen Funktionen sind die Möglichkeit Nutzung mehrerer Listen und PCs, Einbindung von IPhone und Android-Smartphones sowie Online und Offline-Modus. Kosten fallen zur Zeit nicht an. - Evernote
Evernote ist ein weitverbreitetes Online-Notizbuch mit vielen Stärken wie die Integration im Browser, aller relevanter Smart-Phones, Kollaborationsfähigkeit, Tagging usw., welches als Allround-Tool auch im Aufgabenmanagement eingesetzt werden kann. Die wichtigen Basis-Funktionen sich auch hier kostenfrei. Eine unkomplizierte GTD-Umsetzung zeigt das Youtube von Darren Crawford. - Mindmaps
Mindmaps eignen sich insbesondere für die Strukturierung von komplexeren Aufgaben. Sie werden häufig auch für das folgende Aufgabenmanagement eingesetzt. Ein Beispiel für Freemind und GTD zeigt das Youtube-Video. - Wikis
Die meisten Wikis wie Confluence, MediaWiki, DokuWiki, Foswiki oder Moinmoin verfügen über Plugins mit denen ein einfaches Aufgabenmanagement also Aufgabenlisten möglich sind. Die Funktionen wie der Handlings-Komfort sind beschränkt, so dass die Nutzung Wiki-bezogen sinnvoll ist, die Nutzung als gesamtheitlicher GTD-Ansatz jedoch aus meiner Sicht keine Freude aufkommen lässt. Eine Ausnahme ist das TiddlyWiki. TiddlyWiki ist speziell für Aufgabenmanagement mit Kalenderfunktion geeignet. Die Nutzung kann über TiddlyWiki oder über eine angepasste GTD-Variante erfolgen.
