Drop Task ist ein anwenderorientiertes Tool für das Aufgabenmanagement und ein einfaches Projektmanagement. Es verlässt den zwar effizienten aber langweiligen Listenansatz und bietet das Aufgabenmanagement optisch geschickt aufbereitet, so dass der schnelle Überblick und die gezielte Informationsbereitstellung gewährleistet wird. Das Prinzip Drag & Drop ist wesentlicher Bestandteil der Anwendung. Drop Task ist eine (zur Zeit) kostenfreie Cloudlösung, die sich für kleine Teams in der Zusammenarbeit gut nutzen lässt. Die grundsätzliche Funktionalität ist vergleichbar zu anderen Tools. Basis für das Aufgabenmanagement sind Projekte oder Themenfelder, für die anstehende Aufgaben definiert und verfolgt werden.
Aufgabenebene
Die Aufgaben werden erfasst mit einer Kurzbeschreibung, Zieltermin und einem Verantwortlichen. Weitere Aufgabenmerkmale sind der Status, die Priorität und eine grobe Aufwandsabschätzung. Auch Teilaufgaben mit Erledigungsstand können erfasst und dargestellt werden. Letztlich können Dokumente wie z.B. PDF’s oder MS-Office-Dateien angehängt und bei Bedarf aufgerufen werden.
- Aufgabe Marktanalyse
Zusammenarbeit im Team
Das Team wird aufgebaut per Email-Einladungen. Die Aufgabensituation ist für alle transparent und die Aufgaben können per Drag & Drop dem jeweiligen Verantwortlichen zugeteilt werden. Die Erinnerung zu fälligen Aufgaben kann z.B. täglich per Email oder auch online erfolgen.
Projekt- und/oder Themenebene
- Markteinführung Produkt XY
Die Oberstruktur für die Aufgaben sind Projekte oder Themengebiete. Ein Projekt kann wie in obigen Bild anhand des Beispiels Projekt Markteinführung auch noch über eine Zwischenebene z.B. für Organisationseinheiten wie Produktentwicklung oder Vertrieb/Marketing verfügen. Die Teams sind projektbezogen, so dass jeder auch nur zu den Projekten Informationen erhält in denen er involviert ist. Entscheidend sind natürlich die Analyse- und Verfolgungsmöglichkeiten. Drop Task bietet 3 Projektdarstellungsformen:
- Projektstatus (siehe oben)
Der Projektstatus zeigt alle Aufgaben mit Fortschritt, Relevanz und Termin. Bei Bedarf kann die detaillierte Aufgabensituation per Click aufgerufen werden. - Projektaufgabenliste
In der Aufgabenliste werden alle offenen Projektaufgaben wahlweise nach Zieltermin oder Priorität gezeigt. - Projektaktivtätenliste
Gezeigt werden alle Aktivitäten im Projekt wie das Anlegen und Erledigen von Aufgaben, Veränderungen in der Aufgabenzuordnung zu den Gruppen oder auch eingestellte Kommentare.
Kalenderintegration
Für Einige ist ein Aufgabenmanagement ohne Kalenderintegration wertlos. Das Angebot von Drop Task ist die Google-Integration von Google Calendar, Contacts, Tasks und Drive/Docs. Eine Outlook-Integration existiert nicht.
