Atlassian ist mit Confluence Marktführer in dem Segment der kommerziellen Wiki-/Enterprise 2.0-Lösungen für Unternehmen. Vor dem Hintergrund der Vielzahl an angebotenen Lösungen sowohl kommerzieller Natur als auch Open Source stellt sich natürlich die Frage nach dem Mehrwert bzw. Nutzenvorteil von Confluence.
Vorab aus meiner Sicht liegt der Charme von Confluence in dem Leistungsangebot einer professionellen Produktlösung mit sehr gutem Support kombiniert mit der verhaltensbezogenen Informationsoffenheit und Transparenz vom Anbieter Atlassian, die vergleichbar zur Open Source-Welt ist.
Strukturen des Confluence-Wikis
Wie häufig beginnt die Nutzenbetrachtung mit den Produktfunktionalitäten. Zu den absoluten Stärken von Confluence zählt die Ausrichtung auf ein Wiki-Konzept mit flexiblen Strukturen und hoher Skalierbarkeit. Dazu gehört die Möglichkeit viele Wiki-Bereiche mit großen Gestaltungsfreiräumen zu betreiben. Jedes Thema eines Unternehmens kann einen eigenen Wiki-Bereich erhalten mit der Möglichkeit der Abgrenzung zu anderen Bereichen durch spezifische Zugangsrechte, Begrenzung der Suchmechanismen auf den jeweiligen Bereich oder auch ein eigenes Template mit Farbvarianten. Die Administration ist durch einen Anwender jederzeit beherrschar.
Innerhalb der einzelnen Bereiche können sowohl hierarchische Gliederungen und auch Linkstrukturen eingesetzt werden. Das Kopieren, Umbenennen und Verschieben von Seiten ist erwartet einfach, komplexer wird es bei dem Handling von Wiki-Bereichen.
Auf diese Art lassen sich im Unternehmen perfekt funktionsbezogene und/oder funktionsübergreifende Lösungen schaffen. So besteht die Möglichkeit z.B. Bereiche für die Entwicklungsdokumentation, den Vertriebssupport, das Angebotsspektrum der Wettbewerber oder das Preisverhalten im Markt parallel zu führen und trotzdem Synergien durch das Zugriffsmanagement zu schaffen.
Integrierte Zusatzfunktionen
Weitere Stärke von Confluence ist die vollständige Integration von Zusatzfunktionen und Makros. Mit Makros sind Befehle gemeint wie die Einbindung von externen Informationen (Office-Dokumente, PDFs, YouTubes, Document Sharing) und Gestaltungselementen wie das Anzeigen von Bilder-Galerien, Hinweis-Funktionen, Aufgabenlisten, Kalenderfunktionen oder Gliederungen. Man muß sich nicht mit Makro-Befehlen und den zugehörigen Sonderzeichen wie geschweifte Klammern oder grundsätzlich dem Wiki-Markup beschäftigen, es sei denn, man will besonders schnell sein. Der „normale“ Anwender weiß den Vorteil schnell zu schätzen.
Die Enterprise 2.0 Funktionen wie Kommentare, das Tagging, Bookmarking oder das interne Bloggen können entsprechend eingesetzt werden.
Zu den besonderen Funktionen gehört die technische Zusammenarbeit mit Microsoft. Confluence bietet die Möglichkeit Office-Dokumente innerhalb von Confluence zu nutzen, so dass der umständliche Prozess des mehrfachen händischen Hochladens entfällt. Für die Zusammenarbeit mit dem weitverbreiteten Content Management System Sharepoint gibt es einen Sharepoint-Connector.
Zuletzt sei in diesem Kontext auf die PDF-Erstellung, einem häufig unterschätzten Thema, verwiesen. In einfacheren Wikis ist dies kein Standard. Confluence bietet eine vollständige Integration der PDF-Funktionalität inklusive der Möglichkeit Wiki-Seiten oder Bereiche gezielt selektiert als Buch zu produzieren. Dazu gehört die Gestaltung des Deckblattes.
Zusammenarbeit mit Software-Häusern
Zur Erweiterung von Confluence in Richtung Projektmanagement-Aufgaben oder Enterprise 2.0/Social Media bietet Atlassian eigene Erweiterungen sowie die Zusammenarbeit mit langjährigen Atlassian Software-Partnern wie Adaptavist, Appfire, AppFusion, Beecom, Communardo oder CustomWare usw. an. Die technische Information und die Downloads erfolgen über die Plugin-Exchange-Plattform mit einem sehr praktischen Upload-Mechanismus. Die zum Teil kostenfreien Plugins sind gut dokumentiert und teilweise auch in die Confluence-Dokumentation eingebunden. Auch Anwendungen wie die Verwendung von Eingabeformularen, Mindmapping, grafische Programme wie Gliffy sowie Konnektoren zu anderen SW-Plattformen stehen zur Verfügung. Die meisten Software-Partner sind Partner mit einem Platinum Status und äußerst hilfsbereit.
Der Partner Atlassian
Als der Anbieter eines professionellen Wiki-Produktes zeigt Atlassian ein Verhalten, was sonst eher im Bereich der Open Source-Communities zu sehen ist. Die Dokumentation steht offen im Netz zur Verfügung und ist äußerst umfassend. Als Anwender mit komplexeren Fragen greift man gerne auf das Confluence-Forum zurück, in dem Atlassian Mitarbeiter und auch viele Atlassian Partner-Unternehmen präsent sind. Der Support aus Australien funktioniert professionell schnell und präzise.
Das Pricing ist im Gegensatz zu anderen professionellen Produkten immer transparent und fair. Eine Confluence-Lösung bleibt in Installation und Betrieb beherrschbar, sofern das erforderliche Webserver-Know-how vorhanden ist oder eine Cloud-Anwendung eingesetzt wird. Die Wiki-Betreuung erfordert kein spezialisiertes IT-Know-how.
Der Systemaufbau kann natürlich alternativ mit einem der vielen Systemhaus-Partner von Atlassian erfolgen.
Gesamteinschätzung
Confluence ist ein robustes zuverlässiges Produkt, ideal für ein internes Unternehmenswiki mit intensiver Nutzung. Atlassian ist ein Partner, der alle Informationen und Hilfen für die Software-Nutzung bereitstellt, sei es eine vollständige Dokumentation, Partner-Plattform mit Management oder eine moderierte Community.
