Wikis und Blogs in Projekten zur Entwicklung neuer Produkte

Autor on 6. Mai 2012 in Wiki-Anwendungen mit 2 Kommentare

Projektmanagement beinhaltet das Planen und Steuern von Projekten. Für die Projektsteuerung gibt es eine Reihe bekannter Software-Tools wie Microsoft-Project,  die webbasierte Lösung Basecamp oder Open Source-Software-Lösungen wie OpenProj. Software-Produkte wie die Genannten eignen sich für das eigentliche Projektmanagement, d.h. Projektplanerstellung, Aufgaben-, Zeit- und Budgetmanagement. Bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sieht man meist die Microsoft Office-Tools Word, Excel und Powerpoint sowie in der Kommunikation Mailsysteme.

Gerade bei der Dokumentation und der Kommunikation greifen Wiki-Lösungen häufig besser als Office oder E-Mail und können einen wertvollen Beitrag für eine erfolgreiche Projektarbeit leisten.

Wikis zeigen ihre Stärke immer in der Teamarbeit.

In der Kommunikation gewährleistet ein Wiki die jederzeitige Transparenz aller Informationen für alle Projektbeteiligte. In der Dokumentation stellt das Wiki sicher, dass jeder auf dem gleichen Stand aufsetzt und seinen Beitrag effizient einbringen kann. Im Zusammenspiel mit den Projektmanagement-Tools entsteht so ein wertvolles Team-, Informations-, Kommunikations- und Dokumentenmanagement als gesamtheitlicher Projektansatz, bei der die Zusammenführung der Ergebnisse im Wiki erfolgt.

Projektauftrag

Beginnen wir mit dem Projektauftrag, dem Projektinhalt und der Projektorganisation, die in einem Wiki transparent dargestellt werden.
Die Projektstruktur mit seinen Arbeitspaketen, Ablaufplan, Zeitraster und Aufwendungen werden in einem Projektmanagement-Tool erzeugt und je nach Wiki als Dokument in das Gesamtbild im Wiki als PDF eingebunden oder verlinkt.

Einladungen und Protokolle

Zu den Stärken von Wikis zählen die Organisation von Meetings, Agenden und Protokollen. Additive Dokumente wie Präsentationsunterlagen oder Zusatzinformationen werden als Anhänge eingefügt. Die Informationen stehen dann jederzeit  zur Verfügung. Profis protokollieren im Meeting einfach offen mit und verwenden das Wiki gleich für die Präsentationen.
Auf die gleiche Art werden Statusberichte bereitgestellt. Alle Anmerkungen oder Ergänzungen erfolgen direkt im Wiki. Die Flut an Emails zwischen den Projektmitarbeitern mit unterschiedlichen Informationen entfällt. Jeder Projektmitarbeiter kann immer auf den gleichen Informationsstand zugreifen. Wenn gewünscht, lässt sich auch eine Email-Benachrichtigung für neue Dokumente einrichten.

Projektinformationen

Der aktive Projektleiter setzt gerne Wikis, die um eine Blog-Funktionalität erweitert werden, ein und gibt die Projektsituation mit dem Handlungsbedarf situationsgerecht bewertet an die Projektbeteiligten weiter. Jeder kann die Blogposts lesen, kommentieren und zur positiven Projektentwicklung beitragen. Die meisten Wikis verfügen über integrierte Blog-Lösungen, die für das Bloggen im Projekt absolut zielführend sind.

Lasten- und Pflichtenheft

Kommen wir zum Projektinhalt. Während eines Projektes entsteht eine Reihe an Dokumenten, bei denen mehrere Personen aus den unterschiedlichen Funktionsbereichen mitarbeiten. Das beginnt bei den Wünschen des Vertriebes nach weiteren, neuen Leistungsmerkmalen, geht weiter über das Lastenheft und mündet im klassischen Entwicklungsprozess im Pflichtenheft. Bei allen Dokumenten dieser Art sind Wikis ideal. Die Zugriffsberechtigungen auf die einzelnen Dokumente können fein justiert werden und der Status eines Dokumentes und seine Entstehungsgeschichte können einfach verfolgt werden. Die Bewertung der Vertriebsanforderungen wird im Team abgeglichen, so dass nicht Einzelwünsche zu globalen Marktanforderungen werden. Die Dokumente Lasten- und Pflichtenheft können auch mit Statuskennzeichen wie Entwurf oder Freigabe versehen werden oder mit Hinweisen, welche Beiträge von wem bis wann zu erbringen sind.

Produktdokumentation

Ähnlich sieht der Prozess bei der produktbezogenen Dokumentation aus. Produktbeschreibungen zu Funktionen und Anwendungen eignen sich hervorragend für die Erstellung auf Wiki-Basis. Gute Beispiele sind die Dokumentationen zu Wikis wie Confluence oder DokuWiki. Ein Wiki unterstützt sowohl eine klare Themenstruktur wie auch die Flexibilität durch Verlinkung. Weiterhin bieten die Wikis ein Versionsmanagement mit Erhaltung der früheren Versionen und der jederzeitigen Klarheit der Verantwortlichen für Inhaltsänderungen.
Der nächste Vorteil ist das einfache und schnelle Ergänzen von zusätzlichen Informationen insbesondere bei neuen Produkten. Bei innovativen Produkten entstehen viele additive Informationen durch die ersten Erfahrungen im Feldtest und Kundeneinsatz. Diese Dokumentation wird zur Basis für den Vertriebssupport und die Kundendokumentation.

Suche nach Projektinformationen

Nicht zuletzt kommen in einem Projekt die Suchmechanismen zum Tragen. Wikis unterstützen die Volltextsuche, die Schlagwortsuche und einige auch die Suche in den Anhängen, so dass die Suche nach bestimmten Informationen in der Regel erfolgreich sein wird.

Projektarbeit ist Arbeit im Team und macht erst Freude mit teamorientierten Tools wie ein Wiki.

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2 Kommentare

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  1. Guten Tag. Danke für die hilfreichen Informationen. Mein Bruder hat sich mit dem Thema befasst und hat sich auch professionelle Hilfe geholt. Er fand es sehr hilfreich und war sehr zufrieden. VG Dastig

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