Wikis im Unternehmen: Anwendungen, Lösungen und Vorgehen

Autor on 5. Oktober 2013 in Enterprise 2.0 / Web 2.0 mit 0 Kommentare

Der Grund für den Siegeszug der Wikis ist ursprünglich natürlich der Erfolg von Wikipedia. Wikis haben sich mittlerweile auch in vielen Unternehmen etabliert. Die Verbindung der eleganten Möglichkeiten zur leichteren Zusammenarbeit im Unternehmen, schicker Suchfunktionen sowie der gezielten Steuerung des Informationszugriffes haben zum Erfolg der Wikis in Unternehmen geführt. Wikis sind sowohl für die Mitarbeiter attraktiv als auch für das Management. Mitarbeiter können ihre Aufgaben schneller und kompetenter erledigen. Das Management kann das entscheidende Unternehmens-Know sichern und effizienter nutzen. Dem erfolgreichen Wiki-Unternehmenseinsatz steht wenig entgegen, da auch der Aufwand zum Aufbau eines Unternehmens-Wiki überschaubar ist.

Wikis und das Unternehmen

Aus Unternehmenssicht ist der Wert eines Wikis überall dort besonders groß, wo mehrere Fachbereiche an einem Thema beteiligt sind und der Know-how-Übertrag besonders wichtig wird. Da ist der Informationsfluss zwischen Vertrieb, Service, Marketing und Produktmanagement sowie die Zusammenarbeit zwischen Produktmanagement, Marketing und Entwicklung zu sehen. Es geht um die marktorientierte Produktgestaltung, die schnellere Markteinführung neuer Produkte und die erfolgreiche Vermarktung über alle Vertriebswege. Besonders wertvoll sind Wikis bei dynamischen und komplexen Rahmenbedingungen wie:

  • neue Produktlinen, Schlüsselprojekte
  • technisch aufwendige Produkte
  • starkes Wachstum im Unternehmen und Markt
  • heterogene Organisationen nach Standorten und Organisationseinheiten
  • wenige Know-how-Träger oder hohe Fluktuation im Unternehmen
  • ineffizientes Intranet/Dokumentenmanagement

Einsatzbereiche für ein Unternehmens-Wiki

Die detaillierten Einsatzbereiche für ein Wiki sind sehr vielfälltig. Der konkrete Wiki-Einsatz wird bestimmt durch den Bedarf der Anwender und der vorhandenen Infrastruktur. Beliebte Wiki-Einsatzbereiche sind:

Produkte: Technische Leistungsmerkmale, Anwendungsbeispiele, Installationen, Vergleiche, Beschreibungen, Kataloge und Produktbilder

Markttrends: Studienergebnisse, Messeberichte, Marktbeobachtungen

Wettbewerber: Sammlung von Wettbewerberinformationen und Internet-Links

Unternehmensprozesse: Glossar für Unternehmensbegriffe, Abläufe und Verantwortlichkeiten, How-to’s

Service-Know-how: Service-Dokumentation, praktische Erfahrungen im Kundeneinsatz, How-to’s

Anwender-Handbücher: Bedienungsanleitungen

Technikwissen: Informationen zu Technologien und Standards, Technik-Glossars

Neue Produkte und Projekte: Sammlung von Produktideen, Dokumentation von Entwicklungsschritten, Lasten- und Pflichtenhefte

Es sollte kein Wiki aufgebaut werden, welches nicht von den zukünftigen Nutzern gewollt ist. Der beste Weg zur Festlegung der Wiki-Inhalte sind Anwendungs-Workshops.

Das Wiki-Konzept

Das Wiki-Konzept basiert auf mehreren Mechanismen. Zunächst sind da die einfachen Texteditoren, die jeder bedienen kann und einen gestalterischen Wildwuchs verhindern. Der zweite Aspekt ist die gemeinsame Datenbasis. Alle Nutzer greifen immer auf das gleiche Wiki-Dokument zu. Alle pflegen, wenn gewünscht, die Dokumente, so dass, wie bei Wikipedia, die Aktualität gewährleistet ist. Es findet eine Speicherung der alten Redaktionsstände und der jeweiligen Autoren statt, so dass Rückwärtskorrekturen möglich sind. Es können die gängigen Medien wie PDF’s, MS-Office-Dokumente, Bilder oder Videos intelligent eingebunden werden. Ziel muss es sein, Informationen nicht mehrfach zu erfassen. Vorhandene Informationen werden verlinkt. Leistungsstarke Suchmaschinen stehen zur Verfügung, um die richtigen Informationen zu finden. Die Zugriffsrechte zu jedem Dokument im Sinne Lesen, Schreiben und Löschen können geregelt werden, so dass ein Unternehmen seine Informationen nach innen und außen im Griff behält und trotzdem optimale Rahmenbedingungen für eine Zusammenarbeit schafft. Wikis unterstützen auch Gliederungen in der Navigation. Schließlich sind da die Web 2.0-Funktionen wie Tagging, Kategorisierung und Verlinkung. Alle diese Funktionen sind ausgerichtet auf das schnelle Finden der richtigen Information, denn dies ist für jedes Wiki erfolgsentscheidend.

Die Erfahrungen mit Wikis im Unternehmen

Wikis sind effektiv sowie effizient. Dies zeigen Studien wie die von BITKOM. Der Schlüssel ist der generelle Zugang zu Wissensquellen und der geringere zeitliche Aufwand bei der Informationsbeschaffung. Wikis beschleunigen die Arbeit, entlasten die Know-how-Träger und geben vielen Mitarbeitern bessere Chancen ihre Aufgaben zu beherrschen. Wird das Wiki Geschäftspartnern und Kunden geöffnet, so können auch in der Außenzusammenarbeit Synergien bei erhöhter Kundenzufriedenheit geschaffen werden. Wikis kommen hier insbesondere im After Sales-Bereich zum Einsatz. Den Erfolg bestätigen die verschiedenen Studien und praktischen Erfahrungen. Die früher befürchtete Revolution von unten, das Aufbrechen von Unternehmenstrukturen oder der Durchkreuzung sorgfältig erarbeiteter IT-Strategiekonzepte haben sich als irrelevant herausgestellt.

Die Wiki-Lösungen im Angebot

Es gibt mehr als 100 verschiedene Wiki-Systeme im Angebot. Der Markt ist in Bewegung. Nicht alle verfügbaren Wiki-Lösungen sind zukunftssicher. Viele heute eingesetzte Wikis werden an Relevanz verlieren. Mit den entscheidenden Fragen kann die Auswahl deutlich vereinfacht werden:

  • Will das Unternehmen eine Server oder eine Cloudlösung?
  • Welche funktionalen Anforderungen bestehen (Usability, MS-Integration usw.)?
  • Werden im Unternehmen OpenSource-Lösungen geschätzt oder sind Produkte mit Support und Gewährleistung die bevorzugte Lösung für den Wiki-Einsatz?
  • Gibt es eine aktive Community, die den Informationsaustausch und die Weiterentwicklung treibt?
  • Erfüllt eine dedizierte Wiki-Lösung die Anforderung , soll eine bestehende Infrastruktur wie MS-SharePoint erweitert werden oder ist das Unternehmen für vollständige Enterprise 2.0 Social Media Suite bereit?

DokuWiki ist eine kostenfreie OpenSource-Lösung, die sehr viele Unternehmensanforderungen erfüllt. DokuWiki ist extrem einfach im Handling und verfügt über eine aktive Community, so dass die Zukunftssicherheit gewährleistet ist. Unter dem Tag DokuWiki gibt es viele weitere Informationen zu DokuWiki.

Confluence ist das weltweit populärste Wiki-Produkt. Es werden sowohl eine Server-basierte als auch eine Cloud-Lösung geboten. Die Lösung ist ausgereift, bietet alles was ein Wiki im Unternehmen braucht und ist in jedem Fall eine sehr gute Wahl. Die Preise sind fair. Die Software kostet für 25 Nutzer $1200,-. Unter dem Tag Confluence gibt es viele weitere Informationen zu Confluence.

Einen anderen Lösungsweg geht BlueSpice. Blue Spice basiert auf MediaWiki, dem OpenSource-Wiki mit der größten Verbreitung. Um MediaWiki für den Unternehmenseinsatz zu adaptieren, wird BlueSpice als Addon geboten, auch als Cloud-Lösung. Es gibt kostenfreie und kostenpflichtige Varianten.

Jive ist der Daimler unter den Social Business Suites und erfüllt alle Wünsche zum Thema Enterprise 2.0 im Unternehmen. Der Preis ist entsprechend. Entscheidend ist die Frage, ob ein Unternehmen auf eine Lösung dieser Art auch kulturell und organisatorisch vorbereitet ist. Technisch gesehen ist in diesem Segment ein Vergleich zwischen Jive, Confluence und SharePoint hilfreich.

Eine Kurzeinschätzung von 14 beliebten Wikis ist in dem Artikel Hitliste der populärsten Wikis erfolgt.

Das Vorgehen bei der Einführung eines Wikis

Der Aufwand ein Wiki im Unternehmen zu implementieren ist überschaubar.
Aus Anwender- und Nutzersicht genügen 1-2 Stunden Schulung.
Der Aufwand für den Systemaufbau hängt von den Unternehmensanforderungen ab. Mit einer Cloud-Lösung kann im Minutenbereich gestartet werden. Der Aufwand für eine unternehmensangepasste Lösung ist größer und abhängig von den Unternehmensanforderungen. Der wesentliche Aufwand entsteht bei der Entwicklung eigener Templates und Formulare sowie der Adaption fremder Lösungswelten wie MS-Office oder Active Directory. Zwingend erforderlich für den Wiki-Erfolg ist dies allerdings nicht.
Inhaltlich ist der Hauptaufwand das Wiki startklar mit Informationen zu versorgen. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Es macht aber auch keinen Sinn mit einem Wiki ohne Inhalt an den Start zu gehen. Demgemäß sollte zu Projektstart ausreichend Zeit in die Auswahl der zielgruppenorientierte Anwendung investiert werden und eine geeignete Wiki-Struktur geschaffen werden. Im Vorgehen helfen insbesondere zu Beginn regelmäßige Redaktionssitzungen zur Forcierung des Inhaltaufbaus und Verfolgung der inhaltlichen Ausrichtung. Mit der Zeit wird das Wiki stabil und nach einigen Wochen (bei größeren Unternehmen Monaten) zum Selbstläufer.
Der Administrationsaufwand für die Wiki-Software ist sehr überschaubar und erfordert kein IT-spezifisches Know-how.

Unterstützung bei der Auswahl und Einführung ihres Wikis bietet die Achim Lummer Unternehmensberatung.

Erfolgsfaktoren bei der Wiki-Einführung

Zu den Erfolgsfaktoren zählt:

  1. Auswahl von Wiki-Anwendung(en) mit eindeutigem Bedarf und Interesse der Nutzer
  2. Schaffung eines Kernteams mit begeisterten Evangelisten und der Rückendeckung durch das Management.
    (Hinter jedem exzellentem Wiki steckt ein exzellentes Team)
  3. Bereitstellung von genügend quantitativen und qualitativen Inhalten zum Start bzw. zur Freischaltung
  4. Maximale Offenheit bei Informationen (hierarchie- und funktionsübergreifend)
  5. Geduld haben und die Pflege organisieren

Wiki-Ausblick: Wie geht es weiter?

Die Wiki-Technologie-Frage ist geklärt. Standalone Wikis sind zahlreich und die etablierten Anbieter wie Microsoft und IBM haben Wikis erfolgreich in ihre Plattformen integriert. Den Trend zeigt heute Clearspace mit Jive. Die Basisfunktionen wie Sharing, Tagging, Blogging / Microblogging-Ansätze oder auch Suche werden in Social Business-Suites übergreifend integriert und unternehmensintern wie -extern zum Einsatz gebracht. Mass Collaboration und Crowdsourcing wird technologisch in jede Richtung unterstützt.

Spannender ist die organisatorische Frage. Hier hinkt die Umsetzung der Machbarkeit deutlich hinterher. Reifegradmodelle helfen bei der Bewertung der eigenen Unternehmenssituation. Studien wie PAC Studie: Social Collaboration Länder-Vergleich bestätigen den Weg, zeigen aber auch, dass Themen wie die Sorge um die Datensicherheit und damit verbunden einem eventuellen Informationsabfluss sowie die Angst vor der eventuellen Mehrbelastung die Verbreitung des Social Business-Konzeptes verlangsamen. Die Technologie erlaubt die Forcierung neuer Geschäftsmodelle wie CoCreation und Crowdsourcing intern wie extern. Kritischer sind die juristischen Bedenken und Unternehmenskulturen.

Die Knappheit an Wissensträgern, die fortschreitende Globalisierung und der Druck der Jugend nach modernen Arbeitsmitteln und -kultur wird sich dennoch durchsetzen.

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